制定 令和5年4月23日

　　　　　　改正 令和６年4月1日

 

（目的）

第１条   この取扱ルールは、常盤会自治会（以下「本会」という。）が保有する個人情報について適正な取扱いを確保することを目的として定めます。

 

（責務）

第２条   本会は、個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）等を遵守するとともに、自治会町内会活動において個人情報の保護に努めます。

 

（周知）

第３条   本会は、この取扱ルールを、総会資料又は回覧により、少なくとも毎年１回は会員に周知します。

 

（管理者）

第４条   本会における個人情報の管理者は、会長等とします。

 

（取扱者）

第５条   本会における個人情報の取扱者は、役員、理事及び要援護者を支援する者とします。

 

（秘密保持義務）

第６条   個人情報の管理者・取扱者は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用しません。その職を退いた後も同様とします。

 

（個人情報の取得）

第７条   本会は、会長が「常盤会自治会加入届」などを、会員又は会員になろうとするものから受理することにより、個人情報を取得します。

２  要援護者の支援等のため、法に規定する障害や病歴などの要配慮個人情報を取得する際は、本人の同意を得て取得します。

３  本会が会員から取得する個人情報は、氏名（家族、同居人を含む）、生年月日、性別、住所、電話番号、緊急時の援護の要否、避難支援等を必要とする事由、緊急時連絡先、その他連絡事項などで会員が同意する事項とします。

４　本会が配付する常盤会自治会名簿に記載する個人情報は、氏名、住所、電話番号等の連絡先、高齢者と子ども会会員は生年月日などで会員が同意する事項とします。

 

（利用）

第８条   本会が保有する個人情報は、次の各号に掲げる活動等に際して利用します。

（１） 当会の会員の把握と会員に対する連絡

（２） 会費徴収等本会の会計に関する処理

（３） 火災等緊急時の連絡及び安否確認

（４） 地震等災害時の連絡、安否確認、救助、生活支援及び地域コミュニティーの復興

（５） 要援護者の把握と支援

（６） 当会が主催する行事等の対象者の特定と連絡

（７） 祝金対象者の特定

（８） 当会の会員名を表示した地図の作成

（９） 会員台帳の作成

（10） その他当会の活動に必要と当会役員会が判断し、その旨会員に通知、公表した利用

 

（管理）

第９条   個人情報は、会長又は会長が指定する役員・理事が保管するものとし、適正に管理します。

２  データの保存に関しては、パスワードの設定等、適切な漏洩防止策を設けるものとします。

３  不要となった個人情報は、適正かつ速やかに復元不可能な状態にして廃棄します。

 

（提供）

第10条 個人情報は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者（委託・共同利用の相手方を除く。）に提供しません。

（１）会員本人から個人情報を取得する際に伝えて同意を得ている範囲で提供する場合

（２）法令に基づく場合

（３）人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合

（４）公衆衛生の向上又は児童の健全育成の推進に必要がある場合

（５）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

 

（第三者提供に係る記録の作成等）

第11条 取扱者は、個人情報を第三者（県・市役所・区役所を除く。）に提供したときは、法第29条に定める第三者提供に係る記録を作成し、保存します。

 

（第三者提供を受ける際の確認等）

第12条 取扱者は、第三者（県・市役所・区役所を除く。）から個人情報の提供を受けるに際しては、法第30条に定める第三者提供を受ける際の確認を行い、記録を作成し、保存します。

 

（開示）

第13条 会員は、第７条の規定に基づき保有している会員本人の個人情報について管理者に対し開示を請求することができます。

２  管理者は、会員本人から会員本人の個人情報の開示について請求があったとき、法第33条第２項に該当する場合を除き、本人に開示します。

 

（個人情報の訂正等）

第14条 会員は、第７条に基づき提供した会員本人の個人情報について管理者に対し訂正等を求めることができます。

２  前項の請求があった場合、管理者は直ちに該当する個人情報の訂正等を行います。ただし、各会員にすでに配付されている会員名簿等は、訂正等について会員に連絡することをもってこれに替えることができるものとします。

 

（漏えい発生時等の対応）

第15条 取扱者は、個人情報を漏えい、滅失、毀損等の事案の発生又はその兆候を把握した場合は、管理者に連絡します。この場合において管理者は、事実及び原因の確認、被害拡大の防止、影響を受ける本人への連絡、再発防止等の対応を行います。

 

（開示請求及び苦情相談窓口）

第16条 本会における、開示請求及び苦情相談窓口は、本会会長とします。

 

（附則）

この取扱ルールは、令和5年4月23日から施行します。

この取扱ルールは、令和6年4月1日から改正します。